Por qué rechazan una apostilla: casi siempre por una de estas cuatro razones. El documento apostillado era una copia notarizada y no la versión oficial; el documento estaba vencido para el destino; la solicitud fue a la autoridad equivocada; o solo se apostilló la traducción. Las cuatro se evitan revisando el documento antes de la solicitud.
Una apostilla rechazada cuesta tiempo y una nueva tasa oficial. Por eso conviene conocer cada razón antes de empezar.
Conclusiones principales
- La copia notarizada de un acta estadounidense normalmente no recibe apostilla: el estado apostilla la certified copy.
- Muchas entidades solo aceptan actas emitidas recientemente; la apostilla no vuelve nuevo un documento antiguo.
- La apostilla solo la emite la autoridad del país y del estado que emitió el documento.
- Apostillar solo la traducción prueba únicamente la firma del traductor y suele ser rechazado.
- La revisión antes del pago existe para que esto casi nunca pase.
Índice
- 1. La copia notarizada
- 2. El documento vencido
- 3. La autoridad equivocada
- 4. Solo la traducción apostillada
- ¿Y si rechazan la apostilla?
- Preguntas frecuentes
1. La copia notarizada
En Estados Unidos, los estados apostillan la certified copy emitida por la propia oficina de registro civil (vital records). La fotocopia notarizada es la causa número uno de rechazo. Si va a apostillar un acta estadounidense, pida primero la certified copy al estado emisor.
2. El documento vencido
La apostilla en sí no vence, pero el documento que lleva sí puede vencer. Muchas entidades solo aceptan actas emitidas recientemente, y apostillar un acta antigua no lo resuelve. Quien define el plazo es la entidad de destino, así que confirme su exigencia antes de la solicitud.
3. La autoridad equivocada
El documento solo se apostilla en el país que lo emitió: un documento brasileño en Brasil, en una notaría autorizada por el CNJ, y un documento estadounidense en el Secretary of State del estado emisor. Un documento federal, como los antecedentes penales del FBI, solo lo apostilla el Departamento de Estado. Enviar la solicitud a otra autoridad hace que el documento vuelva.
4. Solo la traducción apostillada
Por lo general, se apostilla el original. Apostillar solo la traducción prueba únicamente la firma del traductor, no la de la entidad que emitió el documento, y suele ser rechazado. Algunos destinos, como Francia, piden las dos cosas: la apostilla del original y la de la traducción jurada.
| Razón | Cómo evitarla |
|---|---|
| Copia notarizada | Pedir la certified copy a la entidad emisora |
| Documento vencido | Confirmar con el destino el plazo que acepta |
| Autoridad equivocada | Apostillar en el país y en el estado que lo emitieron |
| Solo la traducción apostillada | Apostillar el original, y la traducción cuando el destino lo pida |
¿Y si rechazan la apostilla?
Si el rechazo viene de un error nuestro, lo rehacemos sin costo. Si viene del documento, como una versión equivocada o un plazo vencido, le decimos qué hay que cambiar. La revisión antes del pago existe para que esto casi nunca pase.
Preguntas frecuentes
¿Se puede apostillar una copia notarizada de un acta estadounidense?
Normalmente no. Los estados apostillan la certified copy emitida por la propia oficina de vital records. Pida primero la certified copy al estado emisor.
¿La apostilla vence?
La apostilla en sí no vence, pero el documento que lleva sí puede vencer. Muchas entidades solo aceptan actas emitidas recientemente.
¿Apostillo la traducción, el original o los dos?
Por lo general, el original, y algunos destinos, como Francia, también exigen apostillar la traducción jurada.
¿Y si la autoridad rechaza la apostilla?
Si el rechazo viene de un error nuestro, lo rehacemos sin costo. Si viene del documento, le decimos qué hay que cambiar.
¿Quiere apostillar sin que el documento vuelva?
Díganos dónde se emitió el documento y a dónde va. Revisamos todo antes del pago y nos encargamos de la solicitud con la autoridad correcta.
Temas relacionados: apostilla de documentos | traducción certificada | traducción certificada para USCIS | centro de ayuda
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