¿La copia notarizada sirve para apostillar? En actas estadounidenses, normalmente no. Los estados apostillan la copia certificada (certified copy) emitida por la propia oficina de registro civil (vital records), y la fotocopia notarizada es la causa número uno de rechazo. La copia certificada se pide al vital records del estado emisor y después se apostilla con el Secretary of State de ese mismo estado.
La confusión es comprensible: las dos copias llevan sello y firma. Pero solo una de ellas viene de la entidad que emitió el documento, y eso es lo que la apostilla necesita.
Conclusiones principales
- La copia certificada la emite la propia entidad (vital records); la copia notarizada es una fotocopia con firma de notario.
- Los estados apostillan la copia certificada; la notarizada es la causa número uno de rechazo.
- La apostilla de un acta estadounidense la emite el Secretary of State del mismo estado que la emitió.
- Un documento privado, como un poder, sí se apostilla después de notarizado. La fotocopia simple, no.
- Una apostilla cubre un documento. Pregunte a la autoridad de destino si quiere el original o acepta una copia.
Índice
- Copia notarizada vs. copia certificada
- Por qué rechazan la copia notarizada
- Cómo pedir la copia certificada
- Cuándo sí se notariza antes de apostillar
- Preguntas frecuentes
Copia notarizada vs. copia certificada
| Copia notarizada | Copia certificada | |
|---|---|---|
| Quién la emite | Un notario, sobre una fotocopia | La oficina de vital records del estado |
| Qué firma lleva | La del notario | La de la entidad que emitió el acta |
| ¿Recibe apostilla en un acta de EE. UU.? | Normalmente no | Sí, en el Secretary of State del mismo estado |
Por qué rechazan la copia notarizada
La apostilla autentica la firma de quien firmó el documento, no su contenido. En la copia certificada, quien firma es la propia entidad que guarda el registro. En la copia notarizada, la firma es la del notario que certificó la fotocopia, y el estado apostilla el acta emitida por el registro civil, no la fotocopia. Por eso la notarizada vuelve.
Cómo pedir la copia certificada
Pida una copia certificada a la oficina de vital records del estado donde usted nació y luego apostíllela con el Secretary of State de ese mismo estado. Roxo Apostille puede encargarse del trámite y la logística. Si el documento se usará en el extranjero, confirmamos con usted si la traducción va antes o después de la apostilla.
Cuándo sí se notariza antes de apostillar
Los documentos públicos (actas de nacimiento, matrimonio y defunción, diplomas, sentencias, antecedentes penales) se apostillan en la versión emitida por la entidad. Un documento privado, como un poder, no tiene entidad emisora: por eso se notariza primero y se apostilla después. Una fotocopia simple no se apostilla.
Preguntas frecuentes
¿Se puede apostillar una copia notarizada de mi acta estadounidense?
Normalmente no. Los estados apostillan la certified copy emitida por la propia oficina de registro civil (vital records). Pida primero la certified copy al estado emisor.
¿Dónde pido la copia certificada?
A la oficina de vital records del estado donde se emitió el acta. Después se apostilla con el Secretary of State de ese mismo estado.
¿Necesito el original para apostillar?
Una apostilla cubre un documento. Pregunte a la autoridad de destino si quiere el original o una copia.
¿Qué documentos se pueden apostillar?
Documentos públicos, como actas, diplomas, sentencias y antecedentes penales. Un documento privado, como un poder, se apostilla después de notarizado. Una fotocopia simple, no.
¿Quiere saber qué copia apostillar?
Díganos dónde se emitió el documento y a dónde va. Revisamos la copia antes de cobrar y le indicamos si sirve o si hay que pedir la copia certificada.
Temas relacionados: apostilla de documentos | traducción certificada | traducción de acta de nacimiento | centro de ayuda
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