Diferencia entre notarizar y apostillar: no es lo mismo

La diferencia entre notarizar y apostillar está en quién lo hace y en lo que se confirma. La notarización es el Notary Public confirmando la identidad de quien firmó un documento. La apostilla la emite una autoridad del gobierno y autentica la firma y el sello de un funcionario público, para que el documento sea aceptado en otro país del Convenio de La Haya.

Como las dos aparecen juntas en muchos trámites, es común creer que una reemplaza a la otra. No la reemplaza, y confundirlas es una de las formas más rápidas de que rechacen un documento.

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Conclusiones principales

• La notarización confirma quién firmó. No evalúa el contenido del documento.
• La apostilla autentica la firma y el sello de un funcionario público, para que el documento valga en otro país del Convenio de La Haya.
• Un documento privado muchas veces se notariza antes y se apostilla después: una etapa prepara la otra.
• En Estados Unidos, una fotocopia notarizada de un acta normalmente no recibe apostilla: el estado apostilla la certified copy emitida por el propio organismo.
• Para USCIS, la traducción certificada no necesita notarización ni apostilla.

Índice

• Qué es notarizar
• Qué es apostillar
• La diferencia entre notarizar y apostillar, lado a lado
• Cuándo entran los dos juntos
• El error más común: la copia notarizada
• Preguntas frecuentes

Qué es notarizar

Notarizar es que un Notary Public confirme la identidad de quien firmó un documento. El notario verifica quién es la persona y deja constancia de que fue ella quien firmó, con su sello y su firma. No lee el documento para decir si el contenido es correcto: la notarización trata de la firma, no de lo que está escrito.

Qué es apostillar

Apostillar es unir al documento la apostilla del Convenio de La Haya de 1961, emitida por una autoridad del país donde se emitió el documento. En Estados Unidos, es la Secretaría de Estado (Secretary of State) de cada estado, o el Departamento de Estado federal para los documentos federales; en Brasil, las notarías (cartórios) autorizadas por el CNJ. La apostilla autentica la firma y el sello del funcionario público que emitió o firmó el documento, para que sea aceptado en otro país del Convenio. Tampoco evalúa el contenido.

La diferencia entre notarizar y apostillar, lado a lado

	Notarización	Apostilla
Quién la hace	Un Notary Public	Una autoridad del gobierno del país que emitió el documento
Qué confirma	La identidad de quien firmó	La firma y el sello de un funcionario público
Para qué sirve	Dar seguridad a una firma	Que el documento valga en otro país del Convenio de La Haya
¿Evalúa el contenido?	No	No

Cuándo entran los dos juntos

Un documento privado, como un poder o una declaración firmada por usted, no tiene firma de un funcionario público. Por eso muchas veces se notariza antes: la firma del notario es lo que la autoridad va a apostillar después. En cambio, un acta emitida por el registro civil ya nace con la firma de un funcionario público, y el camino suele ser otro.

El error más común: la copia notarizada

En Estados Unidos, los estados apostillan la certified copy emitida por el propio vital records. Una fotocopia del acta, aunque esté notarizada, normalmente no recibe apostilla, y es la causa número uno de rechazo. Si va a apostillar un acta estadounidense, pida antes la certified copy al estado que emitió el documento.

Preguntas frecuentes

¿Notarizar y apostillar son lo mismo?

No. La notarización es el Notary Public confirmando la identidad de quien firmó. La apostilla la emite una autoridad del gobierno y autentica la firma y el sello de un funcionario público, para que el documento valga en otro país del Convenio de La Haya.

¿Una copia notarizada de un acta estadounidense se puede apostillar?

Normalmente no. Los estados apostillan la certified copy emitida por el propio vital records. La fotocopia notarizada es la causa número uno de rechazo, así que pida antes la certified copy al estado emisor.

¿USCIS exige una traducción notarizada o apostillada?

No. USCIS pide traducción certificada, con la declaración firmada del traductor sobre la fidelidad y la competencia. La nuestra incluye la notarización estadounidense de todos modos, porque algunas escuelas, tribunales y otros organismos la piden.

¿La notarización hecha en Florida vale en otros estados?

Sí, la notarización hecha en Florida se reconoce en todo Estados Unidos.

¿Su documento necesita notarización, apostilla o las dos?

Ahora sabe lo que confirma cada una. En los próximos artículos de esta serie vamos a mostrar el orden correcto entre original, apostilla y traducción. Si ya sabe que necesita apostillar un documento, hable con nosotros.

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