Diferença entre notarizar e apostilar: não é a mesma coisa

A diferença entre notarizar e apostilar está em quem faz e no que é confirmado. A notarização é o Notary Public confirmando a identidade de quem assinou um documento. A apostila é emitida por uma autoridade do governo e autentica a assinatura e o selo de um agente público, para o documento ser aceito em outro país da Convenção da Haia.

Como as duas aparecem juntas em muitos processos, é comum achar que uma substitui a outra. Não substitui, e confundir as duas é um dos jeitos mais rápidos de ter um documento recusado.

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Principais conclusões

• A notarização confirma quem assinou. Ela não avalia o conteúdo do documento.
• A apostila autentica a assinatura e o selo de um agente público, para o documento valer em outro país da Convenção da Haia.
• Um documento particular muitas vezes é notarizado antes e apostilado depois: uma etapa prepara a outra.
• Nos Estados Unidos, fotocópia notarizada de certidão normalmente não recebe apostila: o estado apostila a certified copy emitida pelo próprio órgão.
• Para o USCIS, a tradução certificada não precisa de notarização nem de apostila.

Índice

• O que é notarizar
• O que é apostilar
• A diferença entre notarizar e apostilar, lado a lado
• Quando os dois entram juntos
• O erro mais comum: a cópia notarizada
• Perguntas frequentes

O que é notarizar

Notarizar é ter um Notary Public confirmando a identidade de quem assinou um documento. O notário confere quem é a pessoa e registra que foi ela quem assinou, com o selo e a assinatura dele. Ele não lê o documento para dizer se o conteúdo está certo: a notarização trata da assinatura, não do que está escrito. No Brasil, o equivalente mais próximo é o reconhecimento de firma, que é feito só em cartório.

O que é apostilar

Apostilar é anexar ao documento a apostila da Convenção da Haia de 1961, emitida por uma autoridade do país onde o documento foi emitido. Nos Estados Unidos, é a Secretaria de Estado (Secretary of State) de cada estado, ou o Departamento de Estado federal para documentos federais; no Brasil, os cartórios autorizados pelo CNJ. A apostila autentica a assinatura e o selo do agente público que emitiu ou assinou o documento, para que ele seja aceito em outro país da Convenção. Ela também não avalia o conteúdo.

A diferença entre notarizar e apostilar, lado a lado

	Notarização	Apostila
Quem faz	Um Notary Public	Uma autoridade do governo do país que emitiu o documento
O que confirma	A identidade de quem assinou	A assinatura e o selo de um agente público
Para que serve	Dar segurança a uma assinatura	Fazer o documento valer em outro país da Convenção da Haia
Avalia o conteúdo?	Não	Não

Quando os dois entram juntos

Um documento particular, como uma procuração ou uma declaração assinada por você, não tem assinatura de agente público. Por isso ele muitas vezes é notarizado antes: a assinatura do notário é o que a autoridade vai apostilar depois. Já uma certidão emitida pelo cartório ou pelo órgão de registro civil já nasce com a assinatura de um agente público, e o caminho costuma ser outro.

O erro mais comum: a cópia notarizada

Nos Estados Unidos, os estados apostilam a certified copy emitida pelo próprio vital records. Uma fotocópia da certidão, mesmo notarizada, normalmente não recebe apostila, e é a causa número um de recusa. Se você vai apostilar uma certidão americana, peça antes a certified copy ao estado que emitiu o documento.

Perguntas frequentes

Notarizar e apostilar são a mesma coisa?

Não. A notarização é o Notary Public confirmando a identidade de quem assinou. A apostila é emitida por uma autoridade do governo e autentica a assinatura e o selo de um agente público, para o documento valer em outro país da Convenção da Haia.

Cópia notarizada da certidão americana pode ser apostilada?

Normalmente não. Os estados americanos apostilam a certified copy emitida pelo próprio vital records. Fotocópia notarizada é a causa número um de recusa, então peça antes a certified copy ao estado emissor.

O USCIS exige tradução notarizada ou apostilada?

Não. O USCIS pede tradução certificada, com a declaração assinada do tradutor sobre a fidelidade e a competência. A nossa inclui a notarização americana mesmo assim, porque algumas escolas, tribunais e outros órgãos pedem.

A notarização feita na Flórida vale em outros estados?

Sim, a notarização feita na Flórida é reconhecida em todos os Estados Unidos.

Seu documento precisa de notarização, de apostila ou dos dois?

Agora você sabe o que cada um confirma. Nos próximos posts desta série, vamos mostrar a ordem certa entre original, apostila e tradução. Se já sabe que precisa apostilar um documento, fale com a gente.

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